Konferencje ekologiczne - jak zorganizować je z głową?

WSS Panato

18 grudnia 2019

Firmy, niezależnie od branży, organizują konferencje dla swoich pracowników, klientów i kontrahentów. Od jakiegoś czasu dużą wagę przywiązuje się do proekologicznych działań, wynikających z tendencji politycznych i świadomościowych. Firmy wpisują je do swoich strategii. Konferencje ekologiczne stają się zatem ich spójną częścią. Jeśli organizujesz eventy, potraktuj to jako kreatywne wyzwanie. Zaskocz wszystkich i organizuj konferencję ekologiczną!

Zamknij stare schematy i otwórz się na nowe rozwiązania

Dużą rolę w planowaniu takich konferencji odgrywa i nastawienie do szukania nowych rozwiązań. Jeśli nie miałeś/miałaś do tej pory okazji zorganizowania konferencji w nowej odsłonie, nie zrażaj się. Wszystko, co nowe wydaje się być trudniejsze od utartych schematów. Nie musi tak być. Podpowiemy Ci, jak się do tego zabrać. Na początku potraktuj to jak wyzwanie i otwórz się na kreatywne planowanie.

Obserwacja i badanie potrzeb uczestników. Szybka nauka o byciu eko

Zanim rozpoczniesz planowanie bywaj na najważniejszych konferencjach ekologicznych, obserwuj co podoba się uczestnikom, o jakich gadżetach konferencyjnych rozmawiają z zachwytem. Czy zwracają uwagę na to, że są funkcjonalne lub estetyczne? Dowiedz się jakie są podstawowe założenia zero waste i analizuj to, co zaobserwujesz w oparciu o te zasady. W ten sposób dobrze się przygotujesz i lepiej odpowiesz na oczekiwania uczestników twojej proekologicznej konferencji.

Planując i zbierając potrzeby zadawaj sobie pytania:

• czy ten gadżet konferencyjny naprawdę jest mi potrzebny?
• czy mógłbym/mogłabym ponownie wykorzystać ten gadżet? Jeżeli tak, to w jaki sposób?
• czy taki gadżet mogę zamówić w wersji najbardziej przyjaznej środowisku?

Jeśli nie jest ekologiczny lub po konferencji najprawdopodobniej zostanie wyrzucony do śmieci zastanów się, czym możesz go zastąpić lub jak zminimalizować wpływ na środowisko. Przykładowo: smycze na identyfikatory, które są produkowane na potrzeby konferencji, mają tylko jedną funkcję i nie są wykorzystywane później w żaden inny sposób. Możesz zadbać o ich ponowne wykorzystanie, prosząc uczestników o wrzucenie ich do specjalnych pojemników, gdy będą wychodzić. Zamiast drukować materiały edukacyjne możesz nagrać treść na pendrive'y. Zamiast foliówek reklamowych możesz zamówić personalizowane torby konferencyjne z certyfikatem ekologicznej bawełny, papieru lub tkanin PET.

Innowacyjne podejście - czyli jak się wyróżnić

Zebranie informacji o tym, jak inni organizują konferencje przyda się jako wstęp do kreatywnego planowania. Masz już wiedzę, jak robią to inni. Możesz wprowadzić elementy, które uznasz, że naprawdę się sprawdziły. Możesz też pójść o krok dalej i spróbować wymyślić takie, które wyróżnią twoje wydarzenie i firmę na długo po jej zakończeniu.

Zrób burzę mózgów i wypisz wszystkie gadżety konferencyjne, które kiedykolwiek widziałeś/widziałaś. Poproś współpracowników o wymyślenie lub dopisanie innych gadżetów oraz o podkreślenie tych, które lubią dostawać na konferencjach. Zainspiruj się. Na Instagramie znajdziesz ciekawe gadżety, niekoniecznie konferencyjne, ale przystosowując je do swojego wydarzenia możesz wzbudzić nimi duże zaciekawienie np. słoik ze składnikami potrzebnymi do zasadzenia rośliny, którego wieczko pokryte materiałem z nadrukiem jest przerobione na przypinkę.

Spójność. Nie daj się złapać w pułapkę, bądź eko od początku do końca

Określenie ram wydarzenia, celu konferencji i trzymanie się jej spójnego charakteru jest tak samo ważne jak trzymanie się zasad eko w każdym technicznym aspekcie organizowania konferencji: wybór proekologicznych gadżetów konferencyjnych, serwowanie poczęstunku w sposób przyjazny środowisku itp. Jeśli zaniedbamy jakiś element możemy zostać odebrani przez znawców tematu jako nieprofesjonalni lub nieprawdziwi. Utrzymanie spójnego wizerunku wydarzenia jest bardzo ważne i przekłada się na budowanie marki firmy.

Czy wiesz, że kubek papierowy nasączony jest polietylenem, aby utrzymał temperaturę, a kawa nie wchodziła z nim w interakcję? Proces recyklingu, który pozwala na rozdzielenie tych materiałów jest bardzo kosztowny, więc prawie nikt tego nie robi. Zamiast kubków papierowych możesz zamówić kubki termiczne z nadrukami firmy lub wydarzenia. Uczestnicy mogą z nich korzystać podczas konferencji nalewając sobie kawę lub herbatę oraz używać ich na co dzień w drodze z domu do pracy. Mogą też poprosić pracownika kawiarni o nalanie ciepłego napoju do kubka termicznego. W zamian za ten proekologiczny gest coraz więcej kawiarni proponuje swoim klientom zniżki. Korzyści z takiego gadżetu jest dużo więcej i nie tylko na konferencji. Wędrujący kubek termiczny z nadrukiem podobnie jak torba bawełniana jest chodzącą reklamą naszej marki.

Tyle na głowie. Jak się podzielić pracą i z kim? Ekodostawcy

Jeśli chcemy dobrze zorganizować konferencje ekologiczne, a dopiero wdrażamy się w tajniki idei zero waste, pomocni ze swoją wiedzą w danym temacie mogą się okazać dostawcy. Powinniśmy wybrać takich, którzy są godni zaufania zarówno pod względem jakości świadczonych usług i wytwarzania produktów jak i pod względem wiedzy ekologicznej. Wybierz firmę cateringową, która zapewni Ci ekologiczny serwis.

Wybierz producenta gadżetów marketingowych, który zaproponuje fajne gadżety konferencyjne i zna się na ekologicznych materiałach. Oprócz spersonalizowanych toreb bawełnianych możesz wybrać worki na sznurkach, saszetki, piórniki i teczki. Wszystko to może być dopasowane do stylu konferencji i marki twojej firmy. Pamiętaj przede wszystkim o potrzebach swoich uczestników i możliwości wielokrotnego użycia zamawianych produktów.