Jak przygotować się do targów? Poradnik dla wystawcy

WSS Panato

18 lipca 2020

Udział w targach branżowych to nie tylko znakomita forma prezentacji własnej firmy i oferty, ale również i możliwość pozyskania intratnych kontaktów i kontraktów. Warto więc przygotować się do nich odpowiednio. Oto poradnik targowy!

Targi branżowe to nie impreza towarzyska, a jedna z najlepszych możliwości prezentacji własnej firmy i jej oferty osobom szczególnie zainteresowanym danymi usługami. To również świetna okazja do pozyskania nowych partnerów biznesowych, a przy tym pozyskania intratnych kontraktów. Targi branżowe to zatem nie czas wypoczynku dla pracowników, ale ciężkie i poważne wyzwanie do którego należy odpowiednio przygotować się. W końcu to od tego, jak zostanie zaprezentowana firma na targach, będzie zależało czy wyjazd na targi okazał się zbędnym kosztem, czy źródłem długoterminowych korzyści dla firmy.

Trade show marketing

Rozpoczęcie przygotowań do targów, zdaniem wielu specjalistów, należy rozpocząć nie później niż na 6 miesięcy od daty ich rozpoczęcia. Oznacza to nie mniej, nie więcej to, że proces właściwego przygotowania firmy do targów jest czasochłonny. W branżowym obiegu powstało nawet angielskie określenie zespołu działań związanych z przygotowaniem i prezentacją firmy na targach - trade show marketing.

Cel udziału w targach

Pierwszym etapem trade show marketingu jest precyzyjne określenie celów, jakie planuje osiągnąć się uczestnicząc w danych targach. W zależności od firmy, cele te mogą być skrajnie różne. Zwykle jednak dotyczą zwiększenia świadomości istnienia marki wśród grupy docelowej, wzrostu pozyskanych kontaktów do potencjalnych partnerów biznesowych, sprzedaż usług i produktów, zwiększeniearuchu na dedykowanej stronie internetowej lub wzrostu liczby fanów i followersów w mediach społecznościowych. Wyznaczone cele powinny być zbieżne z typem uczestników targów. Inne cele powinny zostać przyjęte dla targów branżowych B2B (business-to-business), a inne dla B2C (business-to-customer).

Organizacja stoiska i materiałów reklamowych

Kolejnym etapem jest przygotowanie stoiska i materiałów reklamowych. W tym celu należy poznać układ pomieszczeń, w których odbywać się będą targi oraz możliwości jakie daje ich organizator pod kątem prezentacji własnych banerów, plakatów, ulotek itd. Niezbędna jest również znajomość lokalizacji własnego stoiska oraz w miarę możliwości jego sąsiadów. Odpowiednio przygotowane stoisko wystawiennicze powinno być nie tylko schludne, ale również i funkcjonalne. W idealnej sytuacji powinno zakładać podział na kilka stref: od strefy powitania i wyjaśnienia czym zajmuje się dana firma, przez część rozmów i negocjacji współpracy z działem handlowym, przez pomieszczenie lub wydzieloną cichą strefę, w której odbywać się będzie podpisywanie wiążących umów lub rozliczanie zakupów.

Każde stoisko targowe powinno obfitować w różnego rodzaju ulotki, plakaty, wizytówki, roll-upy oraz gadżety reklamowe. Znaczenie tych ostatnich jest często nie do przecenienia. Atrakcyjny i funkcjonalny gadżet staje się nie tylko wizytówką firmy, ale również świetną reklamą pracującą na korzyść firmy poza targami. Popularność długopisów, kubków i breloczków reklamowych sprawia, że nie są to już gadżety, które robią wrażenie na uczestnikach targów. 

Dobrze zaprojektowane i funkcjonalne torby reklamowe niejednokrotnie potrafiły zrobić, kolokwialnie ujmując, "większą robotę" niż niejeden drogi gadżet. Wystawcy przekonują się również do wprowadzania gadżetów targowych związanych bezpośrednio z ich działalnością. Przykładowo, banki, firmy ubezpieczeniowe i inne firmy zaufania publicznego chętnie inwestują w plecaki biznesowe. Z jednej strony są to stylowe i minimalistyczne produkty reklamowe, ale z drugiej strony stanowią znakomity gadżet, który przyda się każdemu przedsiębiorcy - czyli najbardziej pożądanej grupie ich klientów. Podobnym produktem jest teczka reklamowa z nadrukiem.

Niektóre, zwłaszcza te nowocześniejsze lub chcące trafić do młodszego pokolenia klientów, stawiają na zlecenie produkcji piórników reklamowych oraz nerek z własnym logo. To bardzo istotne, aby wybór materiałów reklamowych, podobnie jak i budowa stoiska, były ze sobą zbieżne i aby odpowiadały grupie docelowej do której chce się dotrzeć z przekazem tradeshowmarketingowym.

Reprezentacja firmy na targach branżowych

Do ostatniego etapu należy wybór reprezentantów, którzy będą przedstawiać firmę na targach. W zależności od koncepcji, celów, adresatów targów oraz możliwości organizacyjnych i finansowych, ostatni etap może przybrać różne formy. Z idealną sytuacją mamy do czynienia wówczas, kiedy skład targowy obejmuje co najmniej:

• 1-2 osób będących na froncie (nawiązujące kontakt wzrokowy i rozmowę z zainteresowanymi uczestnikami targów),
• 1 osobę z działu handlowego prowadzącą rozmowy biznesowe,
• 1 osobę, która dopina kontrakty (musi to być osoba decyzyjna),
• 1-2 osób poruszających się po terenie targów i rozdających ulotki, wizytówki i mniejsze gadżety oraz zachęcające do podejścia na stoisko firmy.

Jak widać udział w targach branżowych w charakterze wystawcy jest zajęciem wymagającym nie tylko czasu, ale również wiedzy i umiejętności, najlepiej powiązanych z doświadczeniem targowym. Sukces mierzony realizacją wyznaczonych celów zależy od wielu czynników. Warto pamiętać o tych głównych, aby dobrze wypaść na targach i nie zmarnować pieniędzy firmy.